「辞退するけど、キャンセル料は支払ったし、文句ないでしょ？」という態度は違います。
人間は基本的に感情の生き物です。
お金で解決したから、悪いとも感じていない態度は相手を不快にします。
例えば、飲み会にしても、何かの行事にしても段取りを組んで進めています。
たくさんの方が時間を割いて動いているのです。
準備万端に行くように物事を進めていて、途中で辞退することは話の腰を折ることです。
誰かが辞退することにより、また進行や段取りを変えなくてはいけない。
自分1人くらい辞退しても問題はない・・と心のどこかで思っていると、傲慢な態度になり申し訳ない気持ちがなくなります。
相手の気持ちを考え、迷惑をかけてしまうことを忘れないようにしましょう。
丁重な言葉遣いを意識
辞退するときは、丁重な言葉遣いを意識するようにしましょう。
「今回は◯◯の理由があって、辞退させてもらいます。
迷惑かけて申し訳ない」と言われるのと、「ごめん、辞退するわ」と軽々しく言われるのでは、受け止め方が違います。
よく「親しき中にも礼儀あり」という言葉があります。
まさに、どんなに親しい友人関係でも辞退することは相手に迷惑をかけることです。
仲良しだから馴れ合いの言葉になることは違います。
軽々しく「ごめん、辞退するわ」という人に限って、逆の立場になると怒るものです。
まして、仕事関係であれば軽々しい言葉で辞退することは命とりです。
「ごめん、辞退するわ」とまで言わないにしても「すいません、今回は辞退します」よりも、理由を述べて敬語を使い辞退をする旨を申し出ることが筋です。
辞退を申し出るときは、丁重な言葉遣いを意識するようにしてください。
早めに連絡をする
辞退しなくてはならないこと、それは誰でもありえることです。
なるべく辞退しないように返事をするべきですが、急な用事で辞退しないといけないとき、最低限として早めに連絡をすることを心がけてください。
「辞退すると怒られるかな？イヤな空気になるし、言いにくい」とマゴマゴしていると、当日にキャンセルになります。
当日は、あなたが完璧に来ると思って周囲は動いているのです。
当日ではやり直しが出来ないこともあります。
例えばバイト先が決まったのに辞退する旨を伝えずに当日になり「やっぱり辞退します」と言われても迷惑極まりない行為です。
早めに連絡をすることで、あなたの代わりを見つけることができるのです。
もっと悪いことは辞退する旨を伝えない人もいます。
当日になり来ない・・・これは社会人としても人間としても信用できない人になります。
言いにくいかもしれませんが、早めに連絡をすることで相手は対応できるのです。
伝えるツールを選ぶ
辞退する旨を伝えるとき、どんな方法があるか？直接伝える方法や電話や最近ではメールで辞退を伝える方法もあります。
辞退する状況に合わせてツールもなるべく合わせた方が良いでしょう。
申し訳なく反省している気持ちを伝えてもツールを間違えると、相手の受け取り方も違います。
また辞退する日数によってもツールの選び方は重要です。
なるべく相手に迷惑をかけずに、気持ちが伝わるツールを選ぶようにしましょう。
直接伝える
辞退を申し出るとき、一番良い方法としては直接伝えることです。
直接伝えることのメリットは相手の表情を見ることが出来るので説明もしやすいです。